İşletme sahibi için her telefon, o anda yapılan işle yarışır. Bazı çağrılar hemen ilgilenmeyi gerektirir; bazılarıysa mesaj alınıp daha sonra yanıtlanabilir. Sesli asistan birkaç amaçlı soruyla bu ayrımı değerlendirmeyi kolaylaştırır ve sonraki adımı netleştirir.
Asistana dar ve açık bir görev verin
Hangi bilgileri paylaşabileceğini, ne toplayacağını ve geri dönüşten kimin sorumlu olduğunu tanımlayın. Kullanışlı bir mesaj genellikle arayanın adını, gerekiyorsa şirketini, arama nedenini ve tercih ettiği iletişim bilgisini içerir. Aciliyeti sorun; ancak asistanın kendi iş önceliklerini uydurmasına izin vermeyin.
Golub Voice ile asistanı tanımlı bir işletme rolü olarak hazırlayabilirsiniz. Mevcut müşterinin hizmet kesintisi bildirmesi gibi yönlendirme koşullarını yazın. Özellikle paylaşmak istemiyorsanız kişisel programınızı ve özel iletişim bilgilerinizi genel yanıtlara koymayın.
Kullanışlı bir çağrı karşılama örneği
Örnek konuşma:
Arayan: “Teslimatımız hakkında işletme sahibiyle görüşmem gerekiyor.”
Asistan: “Mesajınızı alabilirim. Planlanmış bir teslimatla mı ilgili, yoksa yeni bir talep mi?”
Arayan: “Mevcut teslimat. Adresin düzeltilmesi gerekiyor.”
Asistan: “Mevcut teslimat için adres düzeltme talebinizi not edeceğim. Ekibin hangi referans ve geri dönüş bilgisini kullanmasını istersiniz?”
Yetkili bir işlem akışı yoksa asistan adresi değiştirmeden talebi toplamalıdır. İşletme sahibinin onaylamadığı bir geri dönüş saati için söz vermemelidir.
Mesajları takip etme alışkanlığı oluşturun
Çağrı karşılama, mesajlar inceleniyorsa işe yarar. Sonuçları kimin kontrol edeceğini, acil taleplerin nasıl ayrılacağını ve işletme sahibi yokken ne yapılacağını belirleyin. Ulaşılabilir bir destek yolu kullanın; aktarım yapılandırılmadığında “Sizi bağlıyorum” demek yanıltıcıdır.
Satış aramasını, belirsiz mesajı ve mutlaka insanla görüşmek isteyen bir arayanı deneyin. Son özetin, konuyu anlamak için ikinci bir çağrı gerektirmeden karar vermeyi sağlayıp sağlamadığına bakın.
Golub Voice’u inceleyin ve çalışma düzeninize uygun bir sesli asistan hazırlayın. Çağrı karşılama ve mesajla başlayın; sizin ilgilenmeniz gereken durumları insana yönlendirme rehberiyle belirleyin.