Ofisin kapanması müşterilerin aramasını durdurmaz. Birisi ertesi günün saatlerini öğrenmek, talep bırakmak veya mevcut hizmeti hakkında soru sormak isteyebilir. Mesai dışı sesli asistan, tüm ekibinizin gece boyunca çalıştığı izlenimini vermeden ilk yanıtı sunabilir.
Karşılamada beklentiyi netleştirin
Arayanın otomatik bir asistanla konuştuğunu ve hangi konularda yardım alabileceğini söyleyin. Tatiller ve gerekiyorsa saat dilimi dahil gerçek çalışma saatlerini kullanın. Asistanın mesai dışında bilgi mi vereceğini, mesaj mı alacağını, yoksa bağlı bir işlem mi yapacağını belirleyin.
Desteklenen yönlendirme ve yapılandırmanız uygunsa Golub Voice için ayrı bir mesai dışı talimat akışı hazırlayın. Verdiğiniz sözün kapsamını net tutun: talebin alınması, bir çalışanın hemen işlem yapması değildir.
Gece gelen açık bir talep
Örnek konuşma:
Arayan: “Yarınki randevu için biri beni arayabilir mi?”
Asistan: “Ofis şu anda kapalı, ancak talebinizi ekibimize bırakabilirim. Hangi hizmet hakkında bilgi istiyorsunuz?”
Arayan: “İlk görüşme için.”
Asistan: “İlk görüşme talebinizi ve geri dönüş bilgilerinizi alacağım. Ekibimiz mesajları belirtilen çalışma saatlerinde inceliyor.”
Belirli geri dönüş aralığını yalnızca işletme bunu karşılayabiliyorsa söyleyin. Ertesi gün tatilse veya böyle bir taahhüt yoksa “Yarın ilk iş ararız” demeyin.
Bekleyemeyen konuları belirleyin
Bazı işletmelerin nöbetçi süreci vardır, bazılarının yoktur. Yönlendirmeyi gerçek sürece göre kurun ve hedefi deneyin. Otomatik asistan cevap veriyor diye kesintisiz insan desteği sunduğunuzu söylemeyin. Acil konularda hizmete ve konuma uygun, işletmenin onayladığı açıklamaları kullanın.
Sabah takibini de akışa dahil edin. Mesajları kontrol edecek, açık talepleri ayıracak ve yanıtlayacak kişiyi belirleyin. Takibin sahibi yoksa daha fazla çağrı yanıtlamak tek başına yeterli değildir.
Golub Voice’u inceleyin ve gerçek çalışma saatlerinize uygun mesai dışı çağrı karşılama hazırlayın. Bilgi ve mesajla başlayın; tatil saatleri, ulaşılamayan çalışan ve başarısız işlem senaryolarını kullanıma geçiş test rehberiyle kontrol edin.