Kısa bir yoğunluk, düzenli çalışan bir danışmayı bile zorlayabilir. Ekip müşterilerle ilgilenirken telefonlar çalar ve arayanlar aynı temel sorular için bekler. Yapay zekâ resepsiyonisti iş yükünün belirli bölümünü karşılayabilir; tasarım hem çağrı kapasitesini hem sonrasında oluşan işi dikkate almalıdır.
En sık tekrarlanan soruları seçin
Yoğun saatlerde insanların neden aradığına bakın. Çalışma saatleri, ulaşım, hizmet soruları ve randevu talepleri iyi başlangıç konuları olabilir. Önce bir veya iki akış seçin. Soruları kısa tutun; basit bir bilgi talebini uzun görüşmeye çevirmeyin.
Golub Voice içinde asistana kısa bir görev ve onaylı yanıtlar verin. İstisnaları ekibin gerçek sürecine yönlendirin. İnsanla görüşmek isteyen kişiye, sırf standart akışta daha fazla alan var diye aynı soruları tekrar tekrar sormayın.
Örnek: kısa yanıt ve talep
Örnek konuşma:
Arayan: “Öğleden sonra açık mısınız? Dörtte gelebilir miyim?”
Asistan: “İşletme bugün altıya kadar açık. Dört için talebinizi alabilirim, ancak uygunluğun teyit edilmesi gerekiyor. Hangi hizmeti istiyorsunuz?”
Bu yanıt, bilinen bilgiyi onaylanmamış randevudan ayırır. Bağlı randevu aracı saati teyit edebiliyorsa sonucunu kullanın; aksi durumda geri dönüş bilgisiyle açık bir talep bırakın.
Kapasite kadar takip de önemlidir
Sınırsız eşzamanlı çağrı varsaymayın. Planınızın ve kurulumunuzun desteklediği kapasiteyi, yönlendirmeyi ve sınır dolduğunda arayanın ne duyacağını kontrol edin. Kapasite aşımı yolunu onaylı bir test ortamında deneyin.
Sonra ikinci kuyruğa bakın: çalışanları bekleyen mesajlar. Alınan on talebin de bir sorumlusu ve gerçekçi yanıt süreci olmalıdır. Yanıtsız soruları, doğru toplanan bilgileri ve insanın geri dönüş süresini izleyin. İyileşme iddiasında bulunmadan önce kendi başlangıç verilerinizle karşılaştırın.
Rutin soru, talep, sabırsız arayan ve ulaşılamayan çalışan senaryolarını deneyin. Kişilerin işlemin başarılı olup olmadığını ve sonraki adımı anladığını doğrulayın.
Golub Voice’u inceleyin ve yoğun saatleri yönetilebilir görevlerle karşılayın. Uygunsa mesai dışı akışıyla birleştirin; işletmeniz için kapasiteyi ve telefon hizmetinin kullanılabilirliğini kontrol edin.